120+ câu trắc nghiệm Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp có đáp án - Phần 4

Trước khi thủ trưởng đi công tác

Trong khi thủ trưởng đi công tác

Sau khi thủ trưởng đi công tác về

Khi nào thủ trưởng hỏi thì báo cáo

Sổ hộ khẩu

Chứng minh thư

Giấy giới thiệu, giấy đi đường

Hộ chiếu ( nếu đi công tác nước ngoài)

Danh sách cán bộ đi cùng

Kinh phí

Phương tiện giao thông

Đồ dùng cá nhân cho thủ trưởng

Các chuyến đi công tác phải có mục đích rõ rang không chồng chéo

Các chuyến đi công tác của thủ trưởng phải đưa vào kế hoạch ( trừ trường hợp đột xuất)

Phải lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi

Tìm kiếm được cơ hội hợp tác, ký kết hợp đồng , việc thực hiện các thỏa thuận… trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, quản lý…

Cuộc họp lớn có tính chất quan trọng

Cuộc họp nội bộ thông thường, không nghi thức

Cuộc họp mà mọi người tham gia không ngồi chung một địa điểm nhưng vẫn theo dõi trực tiếp được thông qua các phương tiện kết nối như internet trực tuyến, cầu truyền hinh

Cuộc họp do cấp trên triệu tập

Nghiên cứu chương trình hội nghị

Lập kế hoạch tổ chức

Theo dõi người ghi biên bản

Theo dõi danh sách người đến tham dự

Chuẩn bị câu hỏi, thuyết trình ( nếu có )

Phản hồi vê khả năng có tham dự được hay không

Thông báo cho người khác để cùng tham dự

Nghiên cứu chương trình nghị sự

Soạn thảo lịch trình kế hoạch

Soạn thảo các câu hỏi cho khách mời tham dự

Soạn thảo lịch trinh nghị sự

Sắp xếp và phân phối tài liệu

Hướng dẫn mọi người ngồi đúng vị trí

Tạo bầu không khí chân thành, cởi mở và biết làm dịu các tranh luận nóng bỏng

Không gây sức ép đối với người có ý kiến khác với ý kiến của lãnh đạo

Có thể phê phán ý kiến chứ không phê phán người nêu ý kiến

Nắm bắt nhu cầu của khách hàng

Thảo luận về hợp đồng

Tìm hiểu rõ hơn về khách hang

Thông báo cho khách hàng những diễn biến của doanh nghiệp

Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác

Chuẩn bị phương tiện cho đoàn đi công tác

Chuẩn bị tài liệu và phương tiện nghe nhìn

Chuẩn bị thuốc dự phòng cho đoàn công tác

Số lượng người tham gia

Thời gian, địa điểm, phương tiện…

Kinh phí

Tìm hiểu phong tục nơi đến

Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán

Chuyển văn thư, giấy tờ đến các cá nhân đã được ủy quyền xử lý

Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa

Rút kinh nghiệm chuyến đi công tác

Lập kế hoạch cho chuyến đi

Chuẩn bị kinh phí

Tham dự cuộc họp bàn giao của thủ trưởng với người được ủy quyên, nắm vững nội dung được ủy quyền

Trình bày những công văn, giấy tờ cho thủ trưởng, báo cáo tóm tắt các hoạt động hành chính xảy ra khi thủ trưởng vắng mặt.

Giảm thời gian di chuyển

Chủ tọa theo dõi được hết những người tham dự

Giảm kinh phí tổ chức

Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh tại nhiều vùng khác nhau

Tin nhắn, email, bảng tin, điện thoại, lịch công tác, thông báo trực tiếp

Lịch công tác, email

Tin nhắn, điện thoại

Lịch công tác, thông báo trực tiếp

Chuẩn bị trà và nước suối

Để sẵn trên bàn cho mọi người

Tìm hiểu sở thích của từng người để chuẩn bị cho phù hợp

Tùy theo sự chỉ đạo của cấp trên

Đảm bảo lịch sự, hướng dẫn khách ngồi theo vị trí sắp xếp

Đón tiếp khách, để cho khách tự tìm vị trí ngồi theo ý thích

Đảm bảo nguyên tắc xã giao

Đảm bảo tính trang trọng của hội nghị, phát lịch trình hội nghị

Kết thúc hội nghị nhất thiết phải có quà tặng hoặc tiệc chiêu đãi

Thư ký có trách nhiệm gửi thư cảm ơn đến những người tham dự hội nghị

Hội nghị phải có kế hoạch chi tiết, cụ thể

Tùy tính chất và số lượng khách mời để lựa chọn địa điểm tổ chức cho phù hợp

Hội nghị khách hàng

Hội nghị tổng kết cuối năm

Cuộc họp báo cáo kết quả của phòng kinh doanh hàng tháng

Cuộc họp khen thưởng cá nhân, tập thể xuất sắc

Giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn tiến hành, giai đoạn kết thúc

Giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn thông báo, giai đoạn tiến hành

Giai đoạn chờ xét duyệt, giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn tiến hành

Giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn kiểm tra, giai đoạn tiến hành

Chuẩn bị chương trình nghị sự

Đề cử chủ tịch đoàn và thư ký đoàn

Chuẩn bị chi tiết nội dung cuộc họp

Chuẩn bị kinh phí

Giảm bớt chi phí di chuyển

Giảm bớt thời gian di chuyển

Phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh

Đòi hỏi nơi họp phải được đầu tư trang thiết bị và công nghệ truyền dẫn hiện đại

Lãnh đạo cơ quan, tổ chức

Nhà quản trị hành chính văn phòng, ban tổ chức

Thư ký hội nghị

Đoàn chủ tịch hội nghị

Đoàn chủ tịch

Nhà quản trị hành chính văn phòng, ban tổ chức

Người chủ trì hội nghị

Thư ký hội nghị